Comment réussir votre événement virtuel ?

Organiser un événement virtuel requiert à la fois une certaine expertise dans l’organisation événementielle, mais aussi une bonne connaissance des technologies web. En effet, pour faire un choix éclairé, vous devez comprendre les particularités des outils disponibles. Si ce n’est pas le cas, rassurez-vous, ce blogue pourra vous donner une bonne vision d’ensemble et, au besoin, ajoutez à cela quelques recherches Google avec les bons mots-clés.

S’adapter, s’adapter et… s’adapter !

Avant tout, en mode virtuel, il est important de ne pas essayer de transcrire le même format que vous avez l'habitude d'avoir en "présentiel". Il est impossible de reproduire exactement les mêmes aspects de l’événement en personne lorsqu’on passe en mode digital. Évoluant dans le domaine de l’évènementiel depuis de nombreuses années, nous avons pu remarquer que certains éléments qui fonctionnent bien en personne sont un échec complet en mode virtuel. Rien ne peut remplacer le non-verbal, les interactions en personne autour d’un buffet, devant une œuvre d’art ou même dans la file d'attente pour aller aux toilettes. Quelqu’un peut passer une journée complète en personne à un salon et ne restera concentré que quelques heures devant un écran. Il faut donc s’adapter ! Pas le choix !

Comme tout bon évènement, que ce soit un salon, un gala, un concert, un forum ou une levée de fonds, il faut commencer par l’imaginer ou le réimaginer. Un contenu de qualité attirera votre public, c'est la base. Par contre, une stratégie d’engagement solide est ce qui retiendra votre audience. Trouvez donc les meilleurs moyens de faire interagir votre audience ! Que voulez-vous partager ? Quels messages-clés votre audience devra garder en tête ? Lorsque vous organisez un événement virtuel, la priorité est la satisfaction de vos cibles.

Optez pour la meilleure technologie pour organiser son événement virtuel

Ici, vous devrez faire le choix des outils que vous souhaitez mettre à disposition de votre audience. S’agit-il d’un évènement informatif comme un conférences, d’un salon qui nécessite des interactions entre les intervenants, et même est-ce que tout doit être fait Live ou plutôt préenregistré pour un diffusion Live le jour J. Il est certain le pré-enregistrement de certaines parties de votre évènement peut réduire les risques et faire diminue la pression de votre équipe. Cela permet d’éviter les problèmes liés à l’absence d’un conférencier, de palier aux problèmes de connexion Internet ou encore de « couper au montage » des éléments moins pertinents, un peu comme on monte un Show TV ! Toutefois, peu importe le modèle chois, l’expérience doit rester fluide et agréable. C’est pourquoi, il est important de trouver des façons créatives de faire participer votre audience.

Pour des évènements simples, comme des conférences ou des webinaires, vous pouvez utiliser des plateformes comme Zoom, Skype, Webex ou autre. Par contre lorsqu’il s’agit d’un évènement plus élaboré, ne pas hésiter à trouver la bonne plateforme pour la gestion de communauté et aussi de contacter des fournisseurs spécialisés en webdiffusion.

Profitez-en pour collecter le maximum de données

Les données récupérées pendant votre évènement virtuel sont précieuses. Elles permettent de démontrer son succès. Identifiez votre KPI et les données que vous pouvez partager pour démontrer le retour sur investissement de l’événement à vos partenaires, vos commanditaires, vos exposants et vos participants. Pensez à partager vos chiffres, vos vidéos et des moments forts avec vos participants après l’évènement !

Exploitez les réseaux sociaux

Un évènement virtuel vous permet d’agrandir votre clientèle géographique. C’est donc une excellente occasion d’aller chercher une nouvelle clientèle. Profitez-en pour démontrer votre capacité d’adaptation et vous positionnement comme une organisation qui évolue avec son temps ! Par contre, vous devez toujours garder l’identité de votre marque et, bien entendu, de votre concept. Après avoir identifié votre public cible, créez une stratégie de marketing ou un plan d'actions qui puisse l’atteindre où qu’il se trouve, que ce soit sur Facebook, LinkedIn, Instagram, Twitter, et même, dans certains cas, Tik Tok et Pinterest. N’oubliez pas de créer votre hashtag et de le diffuser à votre réseau.

Dans tous les cas, un évènement virtuelle est une belle opportunité pour se réinventer. Les technologies évoluent tous les jours et de nouvelles plateformes émergent avec de nouvelles fonctionnalités. Alors, profitez-en et soyez créatifs!

Vous avez des questions spécifiques ? Vous souhaitez avec des recommandations pour votre prochain évènement virtuel ? Écrivez-nous à info@evenemenciel.ca